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Cómo Administrar un Equipo Remoto con Bitrix24

Cómo Administrar un Equipo Remoto con Bitrix24
Cómo Administrar un Equipo Remoto con Bitrix24

Cómo Administrar un Equipo Remoto con Bitrix24

Según el estudio de Ernst and Young realizado en 2015, una de las principales preocupaciones de los empleados fue "poder trabajar de forma flexible y estar en camino de ascenso". Se dice que el trabajo a distancia reemplazará el trabajo en la oficina para el 2020. Pero a pesar de que el trabajo a distancia proporciona toneladas de beneficios a los empleadores y los empleados, al mismo tiempo existen muchos desafíos. No es raro ver a los trabajadores remotos luchando por ver el panorama completo y poder convertirse en la parte de la compañía. Los empleadores, por su parte, temen que no puedan realizar el trabajo y valoran el trabajo remoto desde el punto de vista de la productividad y la eficiencia.


El trabajo a distancia es un fenómeno relativamente nuevo, por lo que no hay suficiente información para apoyar la transición. Pero una vez establecido el sistema funcional, administrar y formar parte de un equipo virtual se convierte en una tarea muy fácil y ofrece resultados sorprendentes para el negocio y el bienestar de los empleados.

Aquí tiene unos consejos sobre cómo hacer que el trabajo remoto sea beneficioso para las ambas partes.

Racionalizar la comunicación

A pesar de la prevalencia de las aplicaciones de medios sociales, todavía inconscientemente anhelamos la conexión real cara a cara. El lenguaje corporal nos facilita entender a la otra persona y enfatizar con ella. Sorprendentemente, muchas personas no sienten que están hablando con un ser humano real cuando envían mensajes de texto, por lo que la elección de las herramientas de comunicación resulta crucial para establecer una conexión verdadera y asegurarse de que las instrucciones se perciben de la manera correcta.

Con una variedad de herramientas de comunicación que le ofrece Bitrix24, como, por ejemplo, videollamadas, chats grupales o mensajería instantánea, sus empleados se convierten en una parte integrante de su equipo. Puede mantenerse en contacto con los miembros de su equipo, proporcionar comentarios en tiempo real o realizar reuniones con un número ilimitado de participantes. Tener acceso a muchas herramientas de comunicación también brinda a los empleados una sensación de seguridad, ya que saben que pueden contactarlo en cualquier momento para compartir sus dudas.

Conviértese en el maestro de coordinación

Con muchos miembros del equipo y tareas compitiendo por su atención, el trabajo puede convertirse fácilmente en una pesadilla. Los gerentes de equipos remotos a menudo se quejan de no poder controlar lo que están haciendo los miembros de su equipo. El trabajo a distancia se basa principalmente en la noción de la confianza. Solo tiene que confiar en que el trabajo estará hecho. Por otro lado, precisamente Usted será el responsable ante los clientes. Entonces, ¿cómo mantener el proyecto en el camino mientras se proporciona la suficiente flexibilidad a los miembros del equipo?

Las funciones de administración de tareas de Bitrix24 le brindan una gama de instrumentos para administrar sin esfuerzo un equipo remoto. Al planificar las tareas por adelantado y asignarlas a los miembros de su equipo, puede asegurarse de que cada empleado sabe lo que está en su agenda. A continuación, puede ver el progreso de la tarea, conocer cuántas tareas aún están en progreso y cuántas ya se han cumplido.

Adoptar la cultura de la empresa

El mayor desafío de administrar un equipo remoto es hacer que las personas se sientan parte del equipo. Puede ser un miembro del equipo sólo en papel, pero lo que le hace sentir aceptado y apoyado es la atmósfera general de la empresa. Formar parte de la cultura de la empresa ayuda a los trabajadores remotos a mantenerse motivados, ya que comienzan a ver una imagen más amplia y aspiran a la visión y los valores de la marca de la compañía.

La interfaz de Bitrix24 actúa como una red social con una secuencia de actividades, botón Me gusta, insignias, anuncios y conversaciones. Cuando los empleados remotos lo usan, finalmente se convierten en la parte verdadera del equipo. Solíamos ir a la oficina con el espacio abierto para reunirnos con nuestros compañeros de trabajo, y la intranet social de Bitrix24 crea ese mismo entorno de oficina, solo en el espacio digital.

Seguimiento de la productividad

Tener confianza mutua y dar la bienvenida a los empleados a la cultura de la compañía va un largo camino. Pero siendo el propietario de una empresa, Usted aún desea asegurarse de que la empresa obtiene beneficios y los proyectos llegan a la meta.

Cuando se trata de los empleados remotos y el uso de su tiempo, desea tener una indicación clara de progreso y productividad. Con el seguimiento del tiempo de Bitrix24 puede agregar el tiempo estimado requerido para completar la tarea, y luego hacer que los miembros del equipo remoto sigan su tiempo. El seguimiento del tiempo brinda a los empleados suficiente libertad personal para planear su día, pero también le brinda a Usted una idea clara de la productividad y la rentabilidad.

Combatir las diferencias de zona horaria

Programar reuniones de equipo o incluso llamadas uno a uno puede ser difícil cuando los miembros de su equipo están dispersos por todo el mundo. Los gerentes a menudo tienen que acomodarse a los trabajadores remotos y trabajar más allá del horario de la oficina estándar. Esto pone una tensión tanto en el equipo como en los negocios. Las diferencias de zona horaria son probablemente la razón principal por la que muchas empresas todavía son reacias a contratar trabajadores remotos. Existe un entendimiento común de que la planificación será difícil.

Si bien es imposible borrar las diferencias de tiempo, aún puede hacer que las cosas funcionen con Bitrix24. Con un calendario compartido, puede coordinar fácilmente los horarios y darles a los empleados acceso a los horarios de los gerentes para que puedan reservar reuniones uno a uno siempre que estén atrapados en la tarea. Otra característica que simplifica la administración de tareas son los informes que recopilan toda la información en diferentes tareas y brindan una visión completa del proyecto. Con los informes de tareas, puede minimizar la necesidad de reuniones de control diario y, por lo tanto, permitir que el trabajador de su equipo remoto trabaje horas convenientes.

Apoyar las carreras y aspiraciones de los empleados

Por último, los trabajadores remotos no se diferencian mucho de los empleados de la oficina. Tienen metas y aspiraciones, y quieren ver el progreso de su carrera. Siendo el gerente, Usted tiene la responsabilidad de ayudar a las personas a desarrollarse personal y profesionalmente, de modo que tengan un incentivo adicional para permanecer con la compañía. Muchos trabajadores remotos no ven todas las oportunidades que la compañía ofrece en el sitio. Es por eso que a menudo no se quedan con las compañías el tiempo suficiente. Existe la percepción de que el avance profesional para los empleados remotos no es posible. Cuando contrata empleados remotos, debe describir los posibles beneficios y promociones desde el comienzo y también guiar al trabajador en su viaje de avance profesional mientras está en el trabajo.

Cuando los miembros del equipo remoto ven regularmente su futuro personal conectado con el futuro de la compañía, se vuelven altamente comprometidos y motivados, y tienden a permanecer más tiempo. Siendo el usuario de Bitrix24, puede establecer una relación constante con empleados remotos: desde las herramientas de comunicación en tiempo real hasta la fácil gestión de tareas, sus empleados lo verán como un líder organizado, solidario y afectuoso.

Palabra final

Aprender a dirigir a los trabajadores remotos se reduce a poner suficiente esfuerzo y tener paciencia. Toma tiempo contratar trabajadores con experiencia que conozcan los trucos de la experiencia laboral remota y forjen una cultura que apoye la inclusión en la empresa. Pero con la actitud correcta y las herramientas digitales como Bitrix24, puede superar todos los desafíos y crear un equipo verdaderamente productivo.


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